Privacyverklaring

Als je deel neemt aan onze evenementen, je inschrijft voor reizen of lid wordt van de vereniging dan registreren wij persoonsgegevens van jou. Wij zijn zorgvuldig met de verwerking en beveiliging van jouw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring lees jij hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Wanneer je vragen hebt over dit privacyreglement of een klacht hebt over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan dan kun je contact opnemen met [email protected].

Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een persoon (in)direct kan worden geïdentificeerd. Denk hierbij aan bijvoorbeeld je naam, e-mail of studentnummer.

Onder verwerken van deze gegevens valt iedere handeling die wordt gedaan met deze gegevens, van het delen hiervan met derden tot het gebruik voor het versturen van de nieuwsbrief.

Wie is verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

SvSIM is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat de SvSIM de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt en dat de SvSIM verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving. De verwerkingsverantwoordelijke is te bereiken via [email protected].

Waarom gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Een deel van de activiteiten die SVSIM organiseert, zijn gegevens nodig. Denk bijvoorbeeld aan het vragen van je geboortedatum om je leeftijd te valideren. Daarnaast heeft de SVSIM persoonsgegevens nodig om communicatie tussen de vereniging en jou als individu te realiseren.

De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door SvSIM:

Hierbij trachten wij rekening te houden met jouw voorkeuren. Indien je geenszins gebruik meer wilt maken van de geleverde diensten van SvSIM, dan biedt de SvSIM jou altijd de gelegenheid om je hiervoor uit te schrijven.

Waarom mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?

Volgens de wetgeving, in het bijzonder de AVG, mag de SVSIM alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. De SVSIM hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

  1. na verkregen toestemming van degene van wie wij persoonsgegevens verwerken;
  2. in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst;
  3. om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);

Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt in geval van:

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

SVSIM bewaart persoonsgegevens niet langer dan de betreffende wetgeving vereist, voor financiële gegevens betreft dit 7 jaar. Andere gegevens slaat de SVSIM op zolang de persoon lid is van de vereniging + 2 jaar

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

Zodra jij lid wordt van SvSIM, slaan wij de gegevens van het inschrijfformulier op. Deze gegevens blijven dan ook op deze manier staan tenzij er een aanvraag wordt gedaan om deze te veranderen of te verwijderen. Ook wanneer jij je inschrijft voor een evenement worden deze gegevens opgeslagen in verband met betaling of het doorgeven aan bijvoorbeeld een reisorganisatie wanneer jij met ons op reis gaat.

  1. Lid worden

Om van de voordelen van het lidmaatschap van SvSIM gebruik te maken, dien je een inschrijf formulier in te vullen en akkoord gaan met de betalingsovereenkomst. Deze voordelen zijn bijvoorbeeld het drinken halen uit de koelkast, het gemakkelijk inschrijven en betalen voor evenementen en korting op deze evenementen.

Om je in te schrijven bij de vereniging, vragen wij om de volgende gegevens:

Personalia:

Studiegegevens:

Contactgegevens:

Incassomachtiging:

  1. Deelname evenementen

Doe je mee aan evenementen dan zullen wij enkel de gegevens vragen die wij nodig hebben om deze inschrijving (mogelijk bij een derde partij) te volbrengen. Deze gegevens zijn dan ook de gegevens die jij op de inschrijflijst van het evenement invult, SVSIM zal nooit zonder goedkeuring gegevens uit het ledenbestand met derden delen.

Aan wie verstrekken wij jouw persoonsgegevens?

Voor het beheer van onze ledenbestanden maken wij gebruik van derden. Het kan voorkomen dat deze derden toegang hebben tot je persoonsgegevens. Als dat het geval is, nemen wij passende maatregelen om ervoor te zorgen dat je gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde doeleinden worden gebruikt. Je persoonsgegevens worden in geen geval door de SVSIM aan derden verkocht of onnodig met ze gedeeld.

  1. Wie zien je persoonsgegevens binnen SVSIM

Jouw inschrijf gegevens zijn enkel inzichtelijk door de Secretaris en Penningmeester van SVSIM, wanneer jij je echter voor een evenement inschrijft zullen deze inschrijf gegevens zichtbaar zijn voor de commissie die over dit evenement gaat. Er wordt streng op toegekeken dat deze gegevens niet buiten de betrokkenen gedeeld worden.

  1. Het doorgeven en ontvangen van gegevens aan derde

Het doel van de verwerking van jouw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voor zover er geen sprake is van jouw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, zullen deze gegevens met deze derden worden gedeeld.

  1. Geen commercieel gebruik

SVSIM zal jouw gegevens nooit verkopen of op welke manier dan ook commercieel inzetten.

Beveiliging

SVSIM heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. SVSIM heeft de gevoelige gegevens enkel in het beter beveiligde ledenbestand gezet, verder wordt er streng op gecontroleerd dat er geen onbevoegde gegevens inkijken.

Inzage, verwijderen en wijzigen: wat zijn jouw privacy rechten?

Je hebt recht op inzage in jouw persoonsgegevens, het recht om correctie, beperking of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen en daarnaast kun je vragen om overdracht van jouw gegevens. Tenslotte kun je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens. Indien de verwerking van jouw gegevens berust op toestemming, dan kun je deze te allen tijde intrekken. Je kunt jouw schriftelijke verzoeken en vragen met betrekking tot privacy gerelateerde zaken sturen aan: [email protected]. Je ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord op al jouw privacy gerelateerde vragen.

Je bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van je gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wil je meer weten over de wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens? Kijk op wetten.overheid.nl.