Huishoudelijk Regelement

Versie 3.0 – 6 november 2013

ALGEMEEN

Artikel 1. Document

Dit document omvat het Huishoudelijk Reglement van de Studievereniging voor ICT & Media;

DE LEDEN

Artikel 2. Lidmaatschap

Het lidmaatschap van de vereniging kent drie varianten:

1. Normaal lid;
2. Erelid;
3. Alumnilid;

Artikel 3. Statutair lidmaatschap

Het normale lidmaatschap is het lidmaatschap zoals beschreven in de statuten;

Artikel 4. Normaal lidmaatschap

1. Normale leden kunnen door schriftelijk bij het bestuur kenbaar te maken het normale lidmaatschap omzetten in het alumnilidmaatschap;

Artikel 5. Erelidmaatschap

1. Het erelidmaatschap is een eretitel met benoeming voor het leven voor niet-leden of oud-leden die zich buitengewoon verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging;
2. Ereleden zijn niet-betalende leden en bezitten geen stemrecht;
3. Ereleden kunnen slechts worden voorgedragen door het bestuur. Benoeming vindt plaats na goedkeuring door de algemene vergadering;
4. Nieuwe ereleden worden in het verenigingsorgaan vermeld;

Artikel 6. Alumnilidmaatschap

1. Het alumnilidmaatschap is een titel voor donateurs die:
2. Hebben aangegeven een door het bestuur bepaald minimum bedrag te doneren;
3. In het verleden ingeschreven hebben gestaan bij de Haagse Hogeschool voor ICT & Media of een soortgelijke, daarvoor in de plaats gekomen studierichting;
4. Alumnileden bezitten geen stemrecht tevens niet het recht zitting te nemen in de Kascontrole Commissie;

DE RECHTEN VAN DE LEDEN, ERELEDEN EN ALUMNILEDEN

Artikel 7. Actief lidmaatschap

Alle normale leden hebben, behoudens de toepassing van artikelen van de statuten en dit reglement, het recht zich beschikbaar te stellen voor zitting in een commissie of voor het organiseren van een activiteit;

Artikel 8. Normale leden en ereleden

Alle normale leden en ereleden hebben, behoudens de toepassing van artikelen van de statuten en dit reglement, de volgende rechten:

1. Aan alle verenigingsactiviteiten deel te nemen, anders dan die waarvoor één of meer selectiecriteria bestaan of die een deelnemersquotum kennen;
2. Zich in te schrijven voor alle verenigingsactiviteiten waarvoor één of meer selectiecriteria bestaan of die een deelnemersquotum kennen;

Artikel 9. Alumnileden

Alle alumnileden hebben, behoudens de toepassing van artikelen van de statuten en dit reglement, de volgende rechten:

1. Aan alle verenigingsactiviteiten die deels of geheel voor alumnileden worden georganiseerd, deel te nemen, anders dan die waarvoor één of meer selectiecriteria bestaan of die een deelnemersquotum kennen;
2. Zich in te schrijven voor alle verenigingsactiviteiten die deels of geheel voor alumnileden worden georganiseerd en waarvoor één of meer selectiecriteria bestaan of die een deelnemersquotum kennen;

DE PLICHTEN VAN DE LEDEN

Artikel 10. Alle leden

Alle leden hebben onder meer de volgende plichten:

1. Zich als een waardig lid te gedragen en in het bijzonder de bepalingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten en aanwijzingen van de bevoegde organen van de vereniging na te leven;
2. Het materiaal en de overige eigendommen van de vereniging met overleg te gebruiken en de door hem toegebrachte schade, niet voortvloeiend uit het normale gebruik, te vergoeden;

DE ALGEMENE VERGADERING

Artikel 11. Algemene vergadering

1. Een stemgerechtigd lid kan door schriftelijke machtiging maximaal twee andere stemgerechtigde leden vertegenwoordigen tijdens de algemene vergadering;

HET BESTUUR

Artikel 12. Samenstelling, werkwijze en besluitvorming

1. Het bestuur bestaat ten minste uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester;
2. Het bestuur vergadert ten minste één keer per maand en verder zo vaak als de voorzitter of één van de andere bestuursleden dit noodzakelijk achten;
3. Het bestuur beslist bij enkelvoudige meerderheid van de stemmen van de aanwezige leden, indien ten minste de helft van de bestuursleden aanwezig is; In geval de stemmen staken, wordt in de volgende vergadering van het bestuur over het onderhavige onderwerp opnieuw gestemd; Als de stemmen wederom staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend;

Artikel 13. Taken

Het bestuur verdeelt de taken van de niet in functie gekozen leden; de in functie gekozen leden van het bestuur kunnen een gedeelte van hun taak overdragen aan een ander lid van het bestuur of delegeren aan een ander lid van de vereniging; Hiervan wordt in het verenigingsorgaan mededeling gedaan;

Artikel 14. Rechtshandelingen en investeringen

Het bestuur heeft voor het aangaan van rechtshandelingen en verrichten van investeringen toestemming nodig van de algemene vergadering indien deze een bedrag van €10.000,- (tienduizendeuro) te boven gaan;

Artikel 15. Voorzitter

De voorzitter geeft leiding aan de werkzaamheden van het bestuur en bevordert de algemene gang van zaken binnen de vereniging; Hij of zijn vervanger heeft het recht van toegang tot alle vergaderingen en bijeenkomsten die in verenigingsverband plaatsvinden, behalve tot die van de Kascontrole Commissie;

Artikel 16. Secretaris

De secretaris voert, tenzij in specifieke gevallen door het bestuur anders wordt afgesproken, de correspondentie en verzorgt de notulen; Hij zorgt hiernaast voor het bekend maken van de bestuursmededelingen en –besluiten in het officiële verenigingsorgaan; Hij maakt het jaarverslag van de vereniging voor de algemene vergadering;Hij is in overleg met het bestuur belast met de aankondiging en voorbereiding van de algemene vergadering en de bestuursvergaderingen; Hij houdt de ledenadministratie en het archief van de vereniging bij;

Artikel 17. Penningmeester

De penningmeester voert de financiële administratie van de vereniging, int de contributie, donaties, entreegelden en andere inkomsten van de vereniging; Hij maakt ten behoeve van de algemene vergadering het financiële verslag, benevens een begroting; Op verzoek van het bestuur brengt hij in de bestuursvergadering tussentijds verslag uit van de financiële positie van de vereniging; Hij voert de beslissingen van het bestuur inzake het te voeren financiële beheer uit;

DE SANCTIES

Artikel 18. Sancties

Bij niet-nakoming van de verplichtingen voortvloeiende uit het bepaalde in artikel 10, kan het bestuur aan de overtreder één van de navolgende sancties opleggen:

1. Een beperkt, tijdelijk of algeheel verbod voor deelname aan verenigingsactiviteiten;
2. Een royement als lid;
3. Een combinatie van de sancties als bedoeld onder lid 1 en lid 2;

DE GELDMIDDELEN

Artikel 19. Geldmiddelen

1. Contributies zijn per de in de statuten bepaalde periode verschuldigd. Zij dienen voor het verstrijken van deze periode te worden voldaan;
2. Donaties zijn per door het bestuur te bepalen periode verschuldigd. Donateurs dienen schriftelijk bij het bestuur kenbaar te maken hun donatie te willen beëindigen;
3. Overeenkomsten met betrekking tot sponsoring dienen schriftelijk vastgelegd te worden;

DE FACILITAIRE MIDDELEN

Artikel 20. Facilitaire middelen

Studievereniging voor ICT & Media is hoofdgebruiker van de door de Academie voor ICT & Media van De Haagse Hogeschool of een soortgelijke, daarvoor in de plaats gekomen studierichting beschikbaar gestelde ruimte:

1. De ruimte is bedoeld als werkruimte voor het bestuur en als contactpunt van de vereniging;
2. Het bestuur deelt de ruimte met de bestuursleden van het lopende jaar van Stichting Haag Uit en verleent hen de volle permissie om de ruimte te gebruiken voor organisatorische doeleinden;

HET VERENIGINGSORGAAN

Artikel 21. Verenigingsorgaan

Het officiële verenigingsorgaan is de nieuwsrubriek op de website http://www.svsim.nl;

DE COMMISSIES

Artikel 22. Samenstelling

1. Van de instelling en samenstelling van een commissie wordt door het bestuur mededeling gedaan in het verenigingsorgaan;
2. Elke commissie heeft een door het bestuur aangewezen voorzitter;
3. Elke commissie die financiële handelingen uitvoert heeft een door het bestuur aangewezen penningmeester;
4. De penningmeester van een commissie, of indien de penningmeester tevens bestuurslid is, de voorzitter, brengt ten minste driemaal per jaar schriftelijk verslag uit over de financiën van de commissie aan de penningmeester van het bestuur;

Artikel 23. Sponsoringoverleg

1. Het Sponsoringoverleg bestaat uit een voorzitter en de commissarissen Sponsoring van elke commissie waar sponsorgelden voor nodig zijn; De voorzitter dient tevens lid van het bestuur te zijn;
2. Het Sponsoringoverleg benadert potentiële sponsoren van de vereniging en onderhoudt contacten met bestaande sponsoren; Verder voorziet het overleg in een eenduidig communicatiekanaal binnen de vereniging met betrekking tot sponsoring;
3. De leden van het Sponsoringoverleg overzien het gehele traject van sponsoring vanaf het benaderen en onderhandelen tot aan het evalueren na afloop van de gesponsorde activiteit of periode; De officiële handelingen met betrekking tot de schriftelijke overeenkomst en de facturering worden door de voorzitter uitgevoerd;

DE RAAD VAN ADVIES

Artikel 24. Samenstelling

1. De Raad van Advies bestaat uit vier tot zes personen. Zij benoemen uit hun midden een voorzitter en secretaris;
2. Leden van de Raad van Advies komen uit de eigen vereniging;
3. Leden van de Raad van Advies worden op basis van een door de Raad van Advies opgestelde profielschets benoemd door de Raad van Advies;
4. Leden van de Raad van Advies nemen zitting voor ten minste één verenigingsjaar; Leden van de Raad van Advies treden terug na een periode van maximaal vijf verenigingsjaren of op eigen initiatief;
5. Wanneer de algemene vergadering het vertrouwen opzegt in de Raad van Advies komt dit artikel te vervallen;

Artikel 25. Taken

De Raad van Advies adviseert het bestuur inzake algemeen beleid en de begroting, neemt kennis van de rekening en verantwoording van de vereniging, ondersteunt mede de uitvoering van het beleid en functioneert als klankbordgroep ten aanzien van de leden, ereleden en alumnileden;

Artikel 26. Advies

1. De Raad van Advies kan zowel een bindend als een vrijblijvend advies uitbrengen;
2. Indien het bestuur wil afwijken van een vrijblijvend advies van de Raad van Advies doet zij dit gemotiveerd en maakt zij haar motivering kenbaar aan de Raad van Advies binnen dertig dagen na ontvangst van het advies;
3. Indien het bestuur wil afwijken van een bindend advies van de Raad van Advies doet zij dit gemotiveerd en maakt zij haar motivering kenbaar aan de Raad van Advies en de algemene vergadering binnen negentig dagen na ontvangst van het advies;

Artikel 27. Werkwijze

1. Het bestuur draagt er zorg voor dat de Raad van Advies haar werkzaamheden goed en tijdig kan uitoefenen en verstrekt hiertoe alle benodigde informatie en middelen;
2. De Raad van Advies komt ten minste twee keer per jaar bijeen en voorts zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden van de Raad van Advies (die dit schriftelijk en onder opgave van redenen aan de voorzitter te kennen geven zulks nodig oordelen;
3. De Raad van Advies wordt bijeengeroepen door de voorzitter; De uitnodiging moet ten minste tien dagen voor de dag van de vergadering zijn verzonden;

Artikel 28. Besluitvorming

1. De Raad van Advies adviseert uitsluitend schriftelijk;
2. Alle besluiten worden genomen door de meerderheid van de aanwezige leden van de Raad van Advies;
3. In een vergadering, waarin niet meer dan de helft der leden aanwezig is, kunnen geen geldige besluiten genomen worden; De voorzitter is als dan bevoegd om binnen veertien dagen een vergadering bijeen te roepen, waarin geldige besluiten kunnen worden genomen ongeacht het aantal aanwezige leden;
4. In dringende omstandigheden, zulks ter beoordeling van de voorzitter, kunnen ook buiten de vergadering geldige besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen van alle leden van de Raad van Advies; In deze gevallen blijft lid 1 van kracht; Van besluiten die in deze gevallen genomen worden dient in de eerstvolgende vergadering melding te worden gemaakt; Deze besluiten worden in de notulen van die vergadering opgenomen;
5. Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij een der aanwezigen schriftelijke stemming verlangt;
6. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen; Bij staking van stemmen over personen wordt een tweede keer gestemd; Staken de stemmen wederom dan beslist het lot;
7. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris van de Raad van Advies wordt van het verhandelde in elke vergadering notulen gehouden, welke in de eerstvolgende vergadering worden vastgesteld.